Management/Executive Assistant with Project Management Background

Management/Executive Assistant with Project Management Background Place of work: Gdańsk

Twój zakres obowiązków

We are seeking a highly organized and detail-oriented individual to join our team as a Management Assistant with a background in project management. In this role, you will provide comprehensive administrative and project support to our management team, ensuring the smooth execution of projects and tasks.

Key Responsibilities:
1. Administrative Support:

• Assist in managing calendars, scheduling meetings, and coordinating appointments for the management team.
• Prepare and distribute correspondence, memos, reports, and presentations as required.
• Maintain accurate records and files, both electronic and physical.
• Handle travel arrangements and expense reports for team members.

2. Project Management Assistance:

• Support project planning, execution, and monitoring activities under the guidance of project managers.
• Coordinate project meetings, compile meeting minutes, and follow up on action items.
• Assist in developing project plans, timelines, and budgets.
• Track project progress and update project documentation as necessary.
• Liaise with internal teams and external stakeholders to ensure effective communication and collaboration throughout the project lifecycle.

3. Data Management and Analysis:

• Compile and analyze data related to project performance, budget utilization, and resource allocation.
• Generate reports and presentations to communicate project status and findings to stakeholders.
• Utilize project management software and tools to organize project information and streamline processes.

4. Communication and Collaboration:

• Serve as a point of contact for internal and external inquiries related to projects and administrative matters.
• Facilitate communication among team members and stakeholders by disseminating relevant information and updates.
• Collaborate with cross-functional teams to support the achievement of project objectives and deliverables.

Nasze wymagania

• Bachelors degree in Business Administration, Management, or a related field.
• Proven experience in an administrative role with exposure to project management.
• Strong organizational skills with the ability to prioritize tasks and manage multiple projects simultaneously.
• Proficiency in project management methodologies and tools (e.g., Agile, Scrum, Microsoft Project).
• Excellent communication skills, both written and verbal.
• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Detail-oriented mindset with a focus on accuracy and quality.
• Ability to work effectively in a fast-paced environment and adapt to changing priorities.
• Strong problem-solving skills and the ability to think critically and analytically.
• Lean Management, Continuous Improvement methodology knowledge
• Fluent English (C1)
• Optional
• Certification in project management (e.g., PMP, CAPM) is a plus.
• Experience working in electrical or mechanical installations area
• Familiarity with collaborative platforms and document management systems (e.g., SharePoint, Google Workspace).

To oferujemy

• Competitive salary adequate to your skills and performance
• Annual bonus
• Private medical insurance (Medicover)
• Multisport card
• Professional development opportunities
• Collaborative, open-minded environment

Benefits

• sharing the costs of
  sports activities

• private medical
  care

• sharing the costs of
  professional training &
  courses

• no dress code

• coffee / tea

• employee referral
  program

• web platform for
  learning foreign
  languages

O nas

Since 2016, Epcido has specialized in carrying out installation, service, and commissioning of distribution centers in North America and Europe. Our skilled and motivated technicians and project managers build complex warehouse systems and install automated equipment for e-commerce distribution. Epcido is part of the engineering company Eltronic Group, which operates within the megatrends automation and digitalization, power-to-x, and x-to-power. Today, Eltronic Group counts more than 1000 employees globally. Being part of Epcido, you will be joining a friendly, highly-skilled team in a varied and rewarding job with opportunities to develop. We use the latest technology and expert planning to carry out our projects. We always make sure, that we are doing things right in every aspect of our business and value our employees.

Klikając w przycisk „Aplikuj”, „Aplikuj teraz” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne do Epcido Sp. z o.o. z siedzibą w: Żabi Kruk 16, 80-822 Gdańsk (Pracodawca - administrator danych), zgadzasz się na przetwarzanie przez Pracodawcę Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym, w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. W każdym czasie możesz cofnąć zgodę kontaktując się z nami pod adresem e-mail: info@epcido.com.

Będziemy przetwarzali informacje o Tobie w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu, w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby wypełnić ciążące na nas obowiązki prawne – dane wskazane w Kodeksie pracy (m.in. dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności, kwalifikacje) lub w innych przepisach prawa (według wymogów ogłoszenia); (b) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i Twojej dostępności do rozpoczęcia pracy); (c) w oparciu o Twoją zgodę (np. Twój wizerunek, zainteresowania); w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. Twój adres e-mail, który jest niezbędny do Twojej identyfikacji na formularzu Pracuj.pl). Twoje dane osobowe możemy przetwarzać także celu prowadzenia przyszłych rekrutacji na różne stanowiska (w oparciu o Twoją zgodę). Podanie danych osobowych wskazanych w przepisach prawa, niezbędnych do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub niezbędnych w naszym prawnie uzasadnionym interesie, jest obowiązkowe, żeby wziąć udział w rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś zgodę lub przetwarzamy je na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) do innego administratora danych. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres: maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia.

Twoje dane osobowe możemy przekazać dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W razie pytań możesz się z nami skontaktować pod adresem e-mail: ds@epcido.com.